La comptabilité digitale
La tendance actuelle est de digitaliser un maximum la comptabilité afin de libérer le chef d’entreprise et son Expert-comptable des tâches administratives sans valeur ajoutée. Nous sommes très satisfaits de cette tendance afin de pouvoir faire du travail de conseil vraiment intéressant et non des tâches purement administratives.
Il y a une économie des frais de comptabilité du fait d’un encodage « plus facile » surtout pour les gros dossiers. Il y a aussi une économie en frais de copie et de déplacement pour nous faire parvenir les documents. Vous préservez aussi l’environnement en diminuant la quantité de papier imprimé.
Le résultat final comme le bilan et toutes les annexes fiscales sont à votre disposition sur notre plateforme online qui est l’application Fid-manager. Vous ne devez plus conservez des copies de bilan dans vos armoires, tout est digital et transmissible comme tel avec votre banquier.
La digitalisation de la comptabilité tourne autour de 6 axes principaux:
1 – Les factures d’achats et de ventes
Les factures sont digitalisées grâce à un logiciel que nous mettons gratuitement à disposition de nos clients. C’est le logiciel Billtobox qui est d’ailleurs sponsorisé par l’Institut for Tax Advisors and Accountants (ancien Institut des Experts-comptables) ce qui en fait un des meilleurs du marché en ce moment. Au début il faut créer les clients et fournisseurs ce qui est un peu laborieux, mais ce n’est qu’à faire qu’une seule fois. Par après une reconnaissance OCR performante vous facilite grandement le travail d’encodage et de transmission. Du fait de la digitalisation des factures, vous ne devez plus nous les apporter physiquement. Les factures ne se perdent pas et restent à votre disposition dans l’application Billtobox pendant 7 ans. Cette application peut fonctionner parfaitement avec votre GSM ou votre PC.
2 – Les extraits de compte en banque
Les extraits de compte en banque nous parviennent désormais directement de la banque sous la forme de fichiers CODA sur notre serveur. Nous recevons quotidiennement un relevé des fichiers CODA qui nous ont été transmis par tous nos clients. Régulièrement nous encodons les extraits transmis
Là aussi cela vous libère complètement de devoir imprimer et nous transmettre les extraits de compte en banque sous forme papier. Il y a donc moins de travail de préparation des documents pour la comptabilité.
3 – La comptabilisation des données
Après cela lorsque les documents sont sur notre serveur et nous allons chercher les documents pour les incorporer dans notre logiciel de comptabilité compte sous la forme de proposition d’encodage. Les factures ne sont donc pas incorporées mécaniquement, mais font l’objet d’un contrôle minutieux de par nos soins afin de respecter le droit fiscal. Pour les extraits de compte en banque sous forme de fichiers CODA, là aussi les fichiers nous arrivent sous forme de projet d’encodage qui est à chaque fois vérifié. À terme cette partie sera de plus en plus robotisée afin d’améliorer les propositions d’encodage. Actuellement les propositions d’encodages qui nous arrivent sont exactes de 80 à 90 %.
4 – La préparation du bilan
Après cela la comptabilité fait l’objet d’un contrôle de tous les postes de bilan et de résultat auquel nous vous demandons de participer et de nous confirmer le bon paiement des clients et fournisseurs. Sur base des informations reçues, nous pouvons vous présenter un projet de bilan avec proposition d’optimisation fiscale. L’optimisation fiscale est d’une telle complexité qu’il faut faire appel à tellement de connaissance du dossier et de plusieurs branches du droit que nous pensons que le métier d’Expert-comptable a encore beaucoup d’avenir et que nous n’avons rien à craindre de la digitalisation.
5 – L’optimisation fiscale
Lors de l’optimisation fiscale nous utilisons tous nos logiciels pour faire les calculs d’impôts le tout très fort intégré dans le programme de comptabilité. Nous rédigeons alors le rapport de l’administrateur et l’assemblée générale. Lorsque vous avez approuvé le bilan, notre programme comptable va rassembler les documents créés dans différents fichiers et vous présenter votre dossier complet en un ensemble de pages. Après cela nous allons extraire du programme comptable les données pour la publication du bilan à la Banque Nationale de Belgique et les annexes à la déclaration à l’impôt des sociétés.
Du fait de ne plus devoir nous occuper de toutes les tâches d’administration et d’encodage, nous sommes plus réactifs à vos demandes et notre formation permanente nous permet de vous donner les conseils adéquats afin de ne pas payer trop d’impôt et de parfaitement respecter la loi. La digitalisation nous permet d’être très disponibles que pour répondre à vos mails le jour même ou le lendemain.
6 – L’archivage et la conservation des documents
Un des autres grands avantages est la conservation des documents qui est grandement facilitée. Nous avons un serveur parfaitement sécurisé avec un firewall physique, un performant antivirus et un backup encrypté toutes les heures pour ce faire. Les documents officiels comme le bilan et les annexes fiscales sont aussi disponibles sous forme digitale sur notre plateforme FID-Manager dont vous recevez un login. Vous ne devez même plus conserver les documents digitaux sur votre PC, ils sont toujours disponibles sur notre plateforme.
Comme vous pouvez le lire la digitalisation offre pleine d’opportunités pour la relation client-Expert-comptable pour une vraie relation win-win.