Welke beroepskosten kunt u maken?
Reële, forfaitaire en vooral aftrekbare beroepskosten
Beroepskosten kunnen reëel of forfaitair zijn. Het is niet gemakkelijk om de grens te trekken tussen aftrekbare beroepskosten en privé-uitgaven. De onderstaande voorbeelden maken dit duidelijk. Reële kosten blijven de beste methode om de aftrekbaarheid van kosten te garanderen, maar ook forfaits kunnen worden gebruik. Voor de forfaitaire kosten hebben de belastingadministratie en de RSZ omzendbrieven met de aanvaarde forfaits gepubliceerd. Als bepaalde kosten niet in een omzendbrief voorkomen, maakt de administratie een redelijke raming.
Aftrekbare of gedeeltelijk aftrekbare beroepskosten
Wat is aftrekbaar? De erelonen voor fiscaal advies zijn aftrekbaar, want ze zorgen ervoor dat u meer nettoinkomsten overhoudt en minder belastingen betaalt. Een restaurantbezoek is aftrekbaar als u bewijst dat u er bent gaan eten met een professionele relatie. Een computer is aftrekbaar als u kunt bewijzen dat u hem gebruikt voor uw beroepsactiviteiten. Als de controleur privéprogramma’s op uw computer ziet, dan kan hij een gedeelte van de uitgave niet-aftrekbaar maken. Een grasmaaier kan aftrekbaar zijn, als u bewijst dat u klanten in uw tuin ontvangt of dat dit deel uitmaakt van uw imago. Een bril kan gedeeltelijk aftrekbaar zijn, als u voor uw werk moet lezen.
Door de belastingadministratie aanvaarde forfaitaire beroepskosten.
vergoeding voor een verblijf in het buitenland: afhankelijk van het land; telewerken (bijvoorbeeld één keer per week): € 20,00 voor de computer en € 20,00 voor de internetaansluiting; kilometervergoeding: reisweg thuis-werk: € 0,15 per km; beroepsverplaatsingen: € 0,3461 per km; kleine kosten kunnen forfaitair geraamd worden.
Door de RSZ aanvaarde forfaitaire beroepskosten.
Hoewel de aftrekmogelijkheid door een andere administratie is aanvaard, zal de belastingcontroleur ze waarschijnlijk goedkeuren. Aangezien de norm voor aanvaarding van kosten een redelijke evaluatie ervan is, kan een belastingsambtenaar moeilijk beweren dat de forfaitaire raming door de RSZ niet redelijk zou zijn. Thuiskantoor: € 112,72 per maand als de persoon in kwestie hoofdzakelijk thuis werkt. Dit forfait omvat verwarming, elektriciteit en klein kantoormateriaal; kantoorkosten van thuiswerkers: 10% van het brutobedrag; carwash: € 15,00 per maand; parkeren: € 15,00 per maand. Let echter op met het toepassen van forfaits: het Hof van Cassatie herinnerde er onlangs aan dat de belastingbetaler in de mate van het mogelijke de bewijsstukken van deze kosten moet bewaren. Als de controleur de kosten verwerpt, liggen de belastingen op de verworpen kosten minstens 10% hoger dan normaal. Forfaits moeten dus voorzichtig worden gehanteerd. Het is uiteraard niet de bedoeling om onnodig fiscale risico’s te lopen.
Niet-aftrekbare beroepskosten
De wet bepaalt ook dat sommige beroepskosten nooit kunnen worden afgetrokken. Dit is een lijst: belastingen; boetes; kledingkosten, behalve voor specifieke beroepskleding; een gedeelte (39%) van de restaurantkosten en zakengeschenken (50%); kosten die op onredelijke wijze de beroepsbehoeften overschrijden.
Voordelen in natura
Als men kosten aftrekt die gedeeltelijk voor privédoeleinden gemaakt zijn, dan ontstaat er een voordeel in natura. Het bedrag van het voordeel in natura is ofwel een gedeelte van de reëel afgetrokken kosten, ofwel een forfait. De berekening van het voordeel in natura van voertuigen geeft hiervan een perfect voorbeeld. Dit is de huidige formule: cataloguswaarde*6/7*CO2-uitstoot tussen 4,5 en 18% = privégedeelte. Het voordeel in natura voor voertuigen is een belasting op basis van de ecologische realiteit geworden in plaats van op de werkelijk gereden kilometers. Maar in principe krijgt de economische realiteit voorrang. Voor een bestelwagen bijvoorbeeld staat het voordeel in natura volledig in verhouding tot het reële of privégebruik van het voertuig. Zie ook Dossier voordeel alle aard voor meer uitleg.
Gebouwen: een bijzonder geval
Gebouwen kunnen als kosten worden afgetrokken via de afschrijvingen en de onderhoudskosten. Ter compensatie is het normaal dat het bedrijf inkomsten ontvangt. Als de bedrijfsleider het huis waarin hij woont in het bedrijf heeft ingebracht, dan moet hij huur betalen aan het bedrijf, want anders wordt hij voor het verschil belast op een voordeel in natura. Om te ontsnappen aan het forfaitaire voordeel in natura moet hij dus bewijzen dat de betaalde huur “normaal” is of bij voorkeur iets hoger dan de marktprijs. Als de fiscus kan bewijzen dat u een voordeel in natura ontvangt, hoe klein dat ook is, dan kan hij het bedrag van dit voordeel bepalen op wat hiervoor voorzien is in het Koninklijk Besluit. Een voorbeeld: een villa met een kadastraal inkomen van € 3.500,00 en een jaarlijkse huurwaarde van € 24.000,00. Het door de wet bepaalde voordeel in natura bedraagt € 3.500,00 x 100/60 x 3,8 x 1,6813 = € 37.268,82. Als de zaakvoerder een huur van € 24.000,00 per jaar betaalt en alle contracten volgens de regels zijn opgesteld, dan is er geen voordeel in natura. Maar als de fiscus kan bewijzen dat de normale huur € 24.000,01 bedraagt, dan is er een voordeel in natura van € 13.268,82 (37.268,82 – 24.000,00) en niet van € 0,01. Het spreekt vanzelf dat de grootste voorzichtigheid is geboden als u zich in zo’n geval bevindt.
Conclusies
Zoals gezegd zijn de beroepskosten een moeilijke materie en bovendien veranderen de regels vaak. Wij raden u aan om alle bewijsstukken goed bij te houden en met de hulp van een specialist uw reële kosten aan te vullen met forfaitaire beroepskosten.
Aarzel niet om ons te contacteren voor meer
inlichtingen:
Mail: Anouk.cludts@cludts.com ou Alain.cludts@cludts.com
de Limburg Stirumlaan, 250 te 1780 Wemmel
Tel: 02/460 68 91