Quels sont vos possibilités en matière de frais professionnels ?
Il est important de savoir comment rassembler un maximum de frais afin de payer moins d’impôts. Vous trouverez ici un résumé des possibilités.
Frais professionnels réels, forfaitaires et surtout déductibles
Les frais professionnels peuvent être réels ou forfaitaires. Déterminer la frontière entre frais professionnels déductibles et privés n’est pas facile. Ci-dessous quelques exemples pour mieux comprendre.
Les frais réels restent la meilleure méthode pour garantir la déduction des frais, mais les forfaits peuvent également être utilisés.
Pour tout ce qui est frais forfaitaires, l’administration fiscale et l’ONSS ont publié des circulaires qui reprennent les forfaits acceptés.
S’il n’y a pas de circulaire, l’administration évalue ces frais de manière raisonnable.
Les frais professionnels déductibles ou partiellement déductibles
Qu’est-ce qui est déductible à 100 % ou partiellement ?
- Les honoraires pour un conseil fiscal sont déductibles, car ils permettent de conserver plus de revenus nets en payant moins d’impôts.
- Un restaurant est déductible si vous pouvez prouver que vous êtes allé manger avec une relation professionnelle.
- Un ordinateur est déductible si vous pouvez prouver que vous l’utilisez pour votre activité professionnelle. Si le contrôleur voit des programmes privés sur votre ordinateur, il pourra refuser une partie de la déduction.
- Une tondeuse à gazon peut être en partie déductible si vous prouvez que vous recevez des clients dans votre jardin ou que cela fait partie de votre image de marque.
- Une paire de lunettes peut être en partie déductible si vous devez lire à titre professionnel.
les frais professionnels forfaitaires
Les frais forfaitaires admis par l’administration fiscale
- Indemnités pour séjour à l’étranger: en fonction des pays;
- télétravail (une fois par semaine par exemple) 20,00€ pour l’ordinateur et 20,00€ pour la connexion Internet;
- indemnités kilométriques: Déplacement au lieu de travail: 0,15€ par km Déplacement profesionnel:0,3461 €km;
- les petits frais peuvent être estimés forfaitairement.
Les frais forfaitaires admis par l’ONSS.
Bien qu’admis par une autre administration, le contrôleur fiscal acceptera très probablement la déduction. Comme la norme d’acceptation est que les frais doivent être évalués de manière raisonnable, l’on ne voit pas comment un fonctionnaire fiscal pourrait dire que l’évaluation forfaitaire faite par l’ONSS ne l’est pas.
- Bureau à domicile: 112,72€ par mois. Si le travailleur travaille principalement à domicile. Ce forfait comprend le chauffage, l’électricité et le petit matériel de bureau;
- frais de bureau pour les travailleurs à domicile: 10% du brut;
- car wash: 15,00€ par mois;
- parking : 15,00 € par mois.
Attention tout de même avec l’utilisation des forfaits, la Cour de cassation à rappeler récemment que le contribuable doit conserver les justificatifs de ces frais si c’est possible.
Si le contrôleur rejette les frais, il y aura une majoration d’impôts d’au moins 10% sur l’impôt des frais rejetés.
Les forfaits doivent donc être utilisés avec prudence. Ce n’est évidemment pas le but de prendre des risques fiscaux inutiles.
Les frais professionnels non déductibles
La loi prévoit également des frais professionnels qui ne sont jamais déductibles. Voici une liste:
- les impôts;
- les amendes;
- les frais de vêtements sauf vêtements professionnels spécifiques;
- une partie (39%) des frais de restaurants et des cadeaux d’affaires(50%);
- les frais dépassant de manière déraisonnable les besoins professionnels.
Les avantages en nature
Le fait de déduire des frais en partie utilisé à titre privé doit faire l’objet d’un avantage en nature. Le montant de l’avantage en nature est soit une partie des frais déduits réellement soit un montant forfaitaire. La formule pour l’avantage en nature des véhicules est un parfait exemple. La formule actuelle est la suivante: Valeur catalogue * 6/7 * émission de Co2 entre 4.5 et 18% = partie privée. L’avantage en nature pour véhicule est devenu une taxation sur base de la réalité écologique au lieu de la réalité du roulage des kilomètres. En principe cependant c’est la réalité économique qui prime. Pour une camionnette par exemple, l’avantage en nature est tout à fait proportionnel à l’utilisation privée ou réelle du véhicule.
Le cas particulier des immeubles
L’immeuble est une charge par le biais des amortissements et des frais d’entretien. En compensation il est normal que la société perçoive des revenus. Si le dirigeant d’entreprise à mis la maison dans laquelle il habite dans sa société il devra payer un loyer à sa société sous peine d’être taxé d’un avantage en nature pour la différence. Il faut donc prouver que le loyer payé est “normal” ou de préférence un peu au-dessus du prix du marché pour échapper à l’avantage en nature forfaitaire. Si le fisc peut prouver que vous avez reçu un avantage en nature même minime, il pourra fixer le montant de cet avantage à ce qui est prévu par l’Arrêté Royal. Exemple:Prenons le cas d’une villa avec un revenu cadastral de 3.500,00 € et une valeur locative annuel 24.000,00 €. L’avantage en nature prévu par la loi est de 3.500,00 € x 100/60 x 3,8 x 1,6813 = 37.268,82 €. Si le gérant paie un loyer de 24.000,00 € par an et que tous les contrats sont faits suivant les règles il n’y aura pas d’avantage en nature. Si par contre, le fisc prouve que le loyer normal est de 24.000,01 € alors l’avantage en nature sera 13.268,82 € (37.268,82 – 24.000,00) et non de 0,01 €. Inutile de dire que la plus grande prudence s’impose si vous vous trouvez dans un cas similaire.
Conclusions
Comme l’on peut le voir, les frais professionnels sont une matière difficile et les règles changent fréquemment. Nous vous conseillons de bien conserver toutes vos preuves et avec l’aide d’un professionnel de compléter les frais réels par des frais professionnels forfaitaires.
N’hésitez pas à nous contacter pour toutes questions.
Alain Cludts