De digitale boekhouding
De huidige trend is om de boekhouding maximaal te digitaliseren om de bedrijfsleider en zijn accountant te verlossen van administratieve taken zonder toegevoegde waarde. We zijn zeer tevreden met deze trend teneinde echt interessant advieswerk te kunnen uitvoeren in plaats van puur administratieve taken.
Er ontstaat een besparing aan boekhoudkosten omwille van de ‘gemakkelijkere’ incodering, vooral in grotere dossiers. Er is eveneens een besparing aan kopieer- en verplaatsingskosten om ons de documenten te bezorgen. Tenslotte is er een ecologische besparing door de hoeveelheid afgedrukt papier te verminderen.
Het einderesultaat net zoals de balans en alle fiscale bijlagen zijn online beschikbaar op ons platform FID-Manager. U hoeft geen papieren kopieën meer te bewaren in uw kasten. Alles is digitaal beschikbaar en kan als zodanig worden bezorgd aan uw bankier.
De digitalisering van de boekhouding draait om zes hoofdassen.
1) Een Vereenvoudigd Beheer van uw Aankoop- en Verkoopfacturen
Zeg vaarwel tegen papierwerk en verplaatsingen. Dankzij ons digitaal portaal Cludts, een performante oplossing die wij gratis tot uw beschikking stellen, is het beheer van uw facturen nog nooit zo eenvoudig en veilig geweest.
- Eenvoud en Totale Toegankelijkheid: Of u nu op uw pc of gsm werkt, de applicatie is ontworpen om ongelooflijk gebruiksvriendelijk te zijn. Neem een foto van uw factuur of stuur een pdf door via e-mail, en klaar is kees. U hoeft zich niet langer te verplaatsen om ons uw documenten te bezorgen.
- Snelheid en Efficiëntie in Realtime: In minder dan 15 minuten ontvangen wij uw documenten met een eerste automatische analyse. Dit ultrasnelle proces stelt ons in staat om uw boekhouding quasi-realtime bij te houden en u een duidelijk en onmiddellijk overzicht van uw financiële situatie te bieden.
- Gegarandeerde Veiligheid en Conformiteit: Geen risico meer op het verlies van een belangrijke factuur. Al uw documenten worden veilig gearchiveerd en blijven op elk moment toegankelijk in uw persoonlijke ruimte gedurende de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
Kortom, onze digitale boekhoudoplossing biedt u: een kostbare tijdsbesparing, absolute veiligheid voor uw documenten, en een vlottere en efficiëntere samenwerking met ons kantoor.
2) Bankuittreksels
Bankuittreksels bereiken ons nu rechtstreeks van de bank op onze server in de vorm van CODA-bestanden. Wij ontvangen dagelijks een overzicht van de CODA-bestanden die ons door alle klanten werden toegestuurd. Op regelmatige basis worden de toegezonden uittreksels gecodeerd.
Ook hier wordt u volledig verlost van het afprinten en op papier bezorgen van uw bankuittreksels. Er is dus minder voorbereidingswerk aan de documenten die bestemd zijn voor de boekhouding.
3) De boekhoudkundige verwerking van de gegevens
Nadien, wanneer de documenten op onze server staan, gaan we op zoek naar de documenten om ze in onze boekhoudsoftware op te nemen onder de vorm van een coderingsvoorstel. De facturen worden dus niet langer mechanisch verwerkt, maar worden door ons zorgvuldig gecontroleerd om te voldoen aan de fiscale wetgeving. Voor de bankuittreksels onder de vorm van CODA-bestanden, bereiken de bestanden ons eveneens onder de vorm van een coderingsontwerp dat telkens wordt gecontroleerd. Op termijn zal dit deel meer en meer gerobotiseerd worden om de coderingsvoorstellen te verbeteren. Momenteel zijn de coderingsvoorstellen die wij ontvangen 80 tot 90% nauwkeurig.
4) De voorbereiding van de balans
Daarna wordt de boekhouding onderworpen aan een controle van alle balans- en resultatenposten waarbij wij uw medewerking vragen om de correcte betaling van klanten en leveranciers te bevestigen. Op basis van de ontvangen informatie, kunnen wij u een ontwerpbalans met voorstel van fiscale optimalisatie voorleggen. Fiscale optimalisatie is zo ingewikkeld dat het nodig is een beroep te doen op zoveel dossierkennis en kennis van verschillende rechtstakken waardoor wij van mening zijn dat het beroep van accountant nog veel toekomst heeft en wij de digitalisering niet hoeven te vrezen.
5) Fiscale optimalisatie
Tijdens de fiscale optimalisatie gebruiken we al onze software om belastingberekeningen te maken, dit alles zeer sterk geïntegreerd in het boekhoudprogramma. Vervolgens stellen we het verslag van het bestuursorgaan en de algemene vergadering op. Wanneer u de balans heeft goedgekeurd, verzamelt ons boekhoudprogramma de in verschillende bestanden aangemaakte documenten en presenteert het u een volledig dossier, samengevat in een aantal pagina’s. Daarna halen we uit het boekhoudprogramma de gegevens voor publicatie van de balans bij de Nationale Bank van België en de bijlagen bij de aangifte vennootschapsbelasting.
Omdat we niet langer alle administratieve en coderingstaken hoeven uit te voeren, kunnen we beter tegemoet komen aan uw verzoeken en onze permanente vorming stelt ons in staat om u adequaat advies te verlenen om niet teveel belastingen te betalen en perfect de wet te respecteren. Digitalisering stelt ons in staat beter beschikbaar te zijn en uw e-mails nog dezelfde dag of de volgende dag te beantwoorden.
6) Archivering en bewaring van documenten
Eén van de andere grote voordelen van digitalisering is dat de bewaring van documenten aanzienlijk wordt vergemakkelijkt. Hiervoor hebben we een perfect beveiligde server met fysieke firewall, een krachtige antivirus en elk uur een versleutelde back-up. Officiële documenten zoals de balans en de fiscale bijlagen zijn ook beschikbaar op ons platform FID-Manager waarvoor u een login ontvangt. U hoeft niet eens meer digitale documenten op uw PC te bewaren, ze zijn steeds beschikbaar op ons platform.
Zoals u kan lezen, biedt de digitalisering veel opportuniteiten voor de relatie tussen klant en accountant voor een echte win-win relatie.
Aarzel niet om ons te contacteren voor meer
inlichtingen:
Mail: Anouk.cludts@cludts.com ou Alain.cludts@cludts.com
de Limburg Stirumlaan, 250 te 1780 Wemmel
Tel: 02/460 68 91