Quelques idées pour contrer les mauvais payeurs
Suivez le guide !
Avant de commencer une relation commerciale
- Vérifiez la solvabilité du client. Votre expert-comptable peut vous y aider. La Banque Nationale donne accès gratuitement aux comptes des entreprises.
- Voyez sa réputation par rapport à vos autres clients qui paient bien.
- Vérifiez que la société ne change pas souvent d’adresse ou que celle-ci est bien réelle. Le Moniteur belge donne accès gratuitement aux publications juridiques relatives aux entreprises.
- Rédigez correctement et précisément vos documents commerciaux : définissez notamment le bien livré, le prix, la date de paiement, les sanctions en cas de paiements tardifs, les procédures de réclamations acceptées. N’entamez une relation commerciale que si vous avez un accord signé de l’offre de prix. Méfiez-vous de ceux qui méprisent les écrits et qui aiment les avocats.
Conseils pour vos rappels
- Ne laissez pas tomber les bras trop tôt dans la procédure de rappel. L’administration fiscale n’accepte pas que vous fassiez une note de crédit parce que vous n’avez pas fait assez de rappels officiels. Rassembler les preuves de rappels est utile fiscalement.
- Tenez vos clients impayés à jour. Discutez en priorité avec votre expert-comptable de la procédure de rappel. Dans un premier temps, une liste extracomptable permet de suivre les paiements des clients très rapidement. La comptabilité doit contrôler le suivi que vous faites des impayés. Dans les plus grandes sociétés, le suivi des impayés peut de faire directement sur base de la comptabilité.
- Lorsque vous faites les rappels, soyez prêt à toutes les réponses classiques des clients : demande de duplicata, liste des impayés à jour. Mettez par écrit ce qui a été dit. Toute la communication orale lors des rappels doit être confirmée par écrit.
- Faites le suivi de vos écrits pour demander les paiements. Cette simple procédure devrait avoir des résultats positifs.
Les contestations après envoi de la facture
- Si la procédure simple de rappel ne fonctionne pas, arrêtez tous les travaux en cours. Si possible, même en cours de livraison ou de prestations. C’est à ce moment-là que le client sera le plus enclin à payer pour ce qu’il reçoit. Si possible, demandez un acompte avant de commencer.
- Une fois que tout est fini et que le client commence à contester, essayez d’abord de trouver un accord à l’amiable. Tous les juges vous diront qu’un mauvais accord vaut mieux qu’un bon procès.
- Si vraiment les essais de se faire payer à l’amiable n’aboutissent pas, envoyez une mise en demeure aux clients. Envoyez cela par lettre recommandée pour que les délais légaux de demande des intérêts commencent indiscutablement à courir. Pensez à demander à votre comptable la preuve que la facture est bien enregistrée dans la comptabilité. Pour un juge, le fait que la facture est bien enregistrée est une présomption que celle-ci a bien été envoyée.
N’hésitez pas à nous contacter pour toutes questions.
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