Onbetaalde facturen? Volg de gids!
Voor het beginnen van een commerciële relatie
- Controleer de solvabiliteit van de klant.De Nationale Bank geeft gratis toegang tot jaarrekeningen van ondernemingen.
- Ga de reputatie van het bedrijf na in vergelijking met uw andere klanten die goed betalen.
- Ga na of de personen met wie u contact hebt, ook de echte bestuurders van het bedrijf zijn. Verandert het bedrijf vaak van adres? Gaat het wel om een echt adres?Het Belgisch Staatsblad geeft gratis toegang tot de juridische publicaties over bedrijven.
- Stel uw commerciële documenten correct op: vermeld in de commerciële documenten de geleverde goederen, de prijs, de betalingsdatum, de sancties bij laattijdige betaling en de aanvaarde klachtenprocedures. Begin een commerciële relatie alleen als de klant uw prijsofferte voor akkoord heeft ondertekend of u een ondertekende bestelbon bezorgt. Wees op uw hoede voor mensen die niet graag iets op papier zetten.
Raad omtrent uw rappels
- Laat de moed niet te vroeg zakken bij het opstellen van rappels. De fiscale administratie zal niet gemakkelijk aanvaarden dat u een kredietnota opstelt omdat u onvoldoende officiële rappels stuurt. De verzameling van bewijzen kan dienen voor een handelsrechtbank en voor uw belastingcontroleur.
- Houd uw onbetaalde facturen up to date. Een van de eerste zaken om te bespreken met uw accountant is de snelle opvolging van de onbetaalde klanten. In eerste instantie, zal een niet-boekhoudkundige lijst de mogelijkheid bieden om de betalingen van de klanten op te volgen. De boekhouding dient overeen te stemmen met wat u doet met de onbetaalde facturen. In de meeste grote bedrijven kan men de onbetaalde facturen onmiddellijk terugvinden op basis van de boekhouding.
- Verwacht u aan de meest klassieke antwoorden van klanten wanneer u aan de rappels begint, vraag om een duplicaat en hou een up-to-date lijst van onbetaalde facturen bij. Noteer steeds alles op papier wat hieromtrent mondeling is gezegd. Alle mondelinge communicatie betreffende de rappels moet worden bevestigd op papier.
- Volg vervolgens alle schriftelijke beloften tot betaling op. Aan de hand van deze eenvoudige procedure zou het opmaken van rappels een positief resultaat moeten opleveren.
Betwistingen na verzending van de factuur
- Indien u merkt dat de eenvoudige methode van rappels versturen niet werkt, dan zet u best alle lopende diensten of werken stop. Indien mogelijk zelfs tijdens de levering of dienstverlening. Op dat ogenblik zal de klant het meest bereid zijn om te betalen voor wat hij ontvangt. Indien mogelijk vraagt u best een voorschot voor u werkzaamheden begint.
- Eenmaal alles is afgewerkt en de klant voert betwistingen tegen de factuur aan, probeert u best tot een minnelijke schikking te komen. Iedere rechter zal u zeggen dat een slechte overeenkomst beter is dan een goed proces.
- Wanneer uw pogingen om betaald te worden tevergeefs zijn, dient u een ingebrekestelling aan de klant op te sturen. Dit dient te gebeuren per aangetekende brief zodat er geen betwisting kan ontstaan over de datum waarop de termijn voor de interestberekening begint te lopen. Vraag uw boekhouder ook een bewijs dat de factuur werd geboekt. De boeking van een factuur geldt voor een rechter als vermoeden dat ze ook werd verstuurd.
Wenst u meer informatie?
Alain Cludts